In vele gevallen draaien bedrijven al tijden mee, zo ook misschien uw bedrijf. Dan kan het zo zijn dat grote delen van uw administratie zich in fysieke archief ordners bevinden. Deze staan in rijtjes in lange kasten en nemen behoorlijk wat ruimte in. Daarnaast is de vindbaarheid van documenten en het mogelijk verspreiden in deze digitale wereld een lastig traject te noemen. Zo dient u eerst de documenten uit te zoeken en te scannen, voordat u ze naar de betreffende contactpersoon kan doorgeven. U doet er dan ook verstandig aan om uw bedrijf stapsgewijs te digitaliseren. Om dat proces soepel te laten verlopen, zie deze 5 stappen om te digitaliseren.
Stap 1: Werkomgeving
Bekijk kritisch en realistisch of uw bedrijf zoals het in de huidige vorm functioneert, een digitalisering aan zou kunnen. Zijn er voldoende computers, werken deze naar behoren en geven deze het gemak om prettig en soepel te kunnen werken. Zo niet, dan dient u eerst de nodige computers aan te schaffen, te vervangen of te updaten, zodat de stap naar digitalisering op de juiste apparatuur kan worden uitgevoerd.
Stap 2: Sharing is caring
Naast het feit dat u de scanner en printer nog maar minimaal wilt gaan gebruiken, dient u zich wel een systeem aan te wennen waarbij iedereen de benodigde documenten in kan zien en kan gebruiken. Hanteer een softwaresysteem waar iedereen makkelijk en overzichtelijk mee overweg kan, zodat dit niet juist complexiteit toevoegt aan het werkproces.
Stap 3: Open communicatie
Zoals bij alle veranderingen en aanpassingen in een bedrijf, is het van belang dat u ook in dit geval uw personeel op de hoogte brengt van de aanstaande veranderingen. Dat u ze aan de hand neemt en begeleidt, op die manier zullen ze minder weerstand voelen en de voordelen van deze aanpassing inzien.
Stap 4: Workshop digitaliseren
Het kan zo zijn dat het niet voor elk personeelslid even vanzelfsprekend is om volledig digitaal te gaan werken. Zorg dat u hier uw benadering op aanpast en voor hen allicht extra workshops of voorlichtingen creëert. Iedereen leert op een ander tempo, houd hier rekening mee.
Stap 5: Stapsgewijs
Om de overgang niet te heftig te laten zijn voor iedereen, onafhankelijk van het leertempo, is het van belang om het een overzichtelijk proces te laten zijn. Dus ga stapsgewijs te werk en pak per fase een ander thema aan om te digitaliseren. Zo zult u uiteindelijk op een vlottere manier een volledige digitalisatie bewerkstelligen dan wanneer u het snel in een keer wilt doen.