Met de inschrijving bij de KvK heeft u een KvK-nummer en, als u btw-plichtig bent, een btw-identificatienummer van de Belastingdienst. Daarmee begint ook de plicht om een administratie bij te houden. Wie dat vanaf de eerste week op orde heeft, voorkomt veel zoekwerk bij de eerste btw-aangifte en bij de aangifte inkomstenbelasting.
Scheid zakelijk en privé vanaf de eerste dag
Open een aparte zakelijke rekening, ook als u als eenmanszaak niet wettelijk verplicht bent om dat te doen. Alle inkomsten en zakelijke uitgaven lopen dan over één rekening, en uw bankafschriften vormen meteen de ruggengraat van de boekhouding. Privé-uitgaven via die rekening maken het overzicht onnodig rommelig, dus houd die gescheiden.
Bewaar daarnaast elke bon en elke factuur digitaal. Een foto met de telefoon is voldoende, zolang het bestand leesbaar is en u het terugvindt. De fiscale bewaarplicht is in de regel zeven jaar, voor gegevens over onroerende zaken langer.
Facturen die aan de eisen voldoen
Een factuur moet een aantal vaste gegevens bevatten. Ontbreken die, dan kan uw klant de btw niet aftrekken en krijgt u vragen terug. Zorg dat uw factuursjabloon in elk geval het volgende bevat:
- een doorlopend en uniek factuurnummer
- de factuurdatum en de datum van levering
- uw naam, adres, KvK-nummer en btw-identificatienummer
- naam en adres van de klant
- een omschrijving van de geleverde dienst of het product
- het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag
Leg ook uitgaande facturen vast in een overzicht met de betaalstatus. Zo ziet u in één oogopslag welke klant nog moet betalen en hoeveel btw u over het kwartaal verschuldigd bent.
Btw-aangifte en de kleineondernemersregeling
De meeste starters doen per kwartaal btw-aangifte. U geeft de btw op die u in rekening heeft gebracht en trekt de btw af die u zelf op zakelijke inkopen heeft betaald. Reserveer de ontvangen btw direct op een spaarrekening, dan staat het geld klaar als de aangifte moet worden betaald.
Verwacht u een lage omzet, dan kunt u overwegen gebruik te maken van de kleineondernemersregeling. U rekent dan geen btw, maar kunt ook geen btw terugvragen. Of dat voordelig is, hangt af van uw klanten en van de investeringen die u in het eerste jaar doet.
Uren en kilometers bijhouden
Voor de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek moet u aan het urencriterium voldoen: minimaal 1.225 uur per jaar aan uw onderneming. Houd die uren wekelijks bij, inclusief acquisitie, administratie en opleiding. Achteraf een jaar reconstrueren is lastig en wordt bij een controle snel betwist.
Rijdt u zakelijk met een privéauto, noteer dan per rit de datum, het adres en het aantal kilometers. Die vergoeding mag u als kosten opvoeren, maar alleen met een sluitende registratie.
Wanneer u de boekhouding uitbesteedt
Veel starters doen de eerste maanden alles zelf en merken dan dat de administratie tijd kost die liever naar klanten gaat. Ook bij twijfel over de rechtsvorm, de kleineondernemersregeling of de eerste aangifte inkomstenbelasting loont het om een vakman mee te laten kijken. Een administratiekantoor als Kroess & Visser, met een kantoor in Rijswijk, werkt voor zzp’ers en mkb en kan de inrichting van uw administratie met u doorlopen of de boekhouding overnemen.
Welke route u ook kiest, de basis blijft gelijk: één zakelijke rekening, complete facturen, bewaarde bonnen en een bijgehouden urenregistratie. Met die vier onderdelen op orde is de eerste aangifte een stuk overzichtelijker.